Integrated Knowledge Of IS versi 0.1

13072012147

                               B-IT-M Framework

 

PENGANTAR

“Semua pengetahuan itu tercerai-berai, dan ini sebagai upaya untuk menyatukannya sebagai sebuah puzzle yang utuh” (Susanto, C.O.N)

Pengetahuan hanya akan menjadi domain sendiri manakala itu letaknya hanya berada di dalam kepala kita saja. Namun akan menjadi lebih bermanfaat manakala orang lain dapat memahami apa yang ada di dalam kepala kita dan kemudian saling melengkapi kekurangan satu sama lain. Untuk tujuan tersebut maka buku ini dibuat.

Berbicara mengenai Sistem Informasi dan Teknologi Informasi tentunya akan sangat menyenangkan, bila saja hal tersebut tidak membingungkan terlebih dahulu tentunya, namun sayangnya hanya sedikit yang mampu memahaminya secara utuh, sehingga menyebabkan kebingungan tersebut menggantung dan menjadi bergentayangan dan menjadi sesuatu pengetahuan yang tidak tuntas.

Sistem Informasi memiliki jangkauan pengetahuan yang sangat luas, untuk itu penulis mencoba untuk memberikan gambaran umum mengenai sistem informasi berdasarkan persepsi penulis. Semoga saja gambaran ini bisa membantu memahami menjawab apa itu Sistem Informasi dari perspektif manajemen. Topik dari pembicaraan kali ini adalah kita akan membahas kaitan antara berbagai istilah berikut ini:

  1. Tata Kelola IT (IT Governance)
  2. Perencanaan Strategis SI/TI
  3. Audit Sistem Informasi
  4. IT Risk Management
  5. IT-Infrastructure Library
  6. COBIT
  7. ISO
  8. NIST

Bagaimana semua istilah tersebut saling berkaitan? Silahkan dinikmati perlahan-lahan, jangan terburu-buru. Sama seperti halnya dengan hidangan yang sudah disediakan, makan saja perlahan daripada tersedak, namun bila dikaitkan dengan pokok bahasan kita terkait sistem informasi maka daripada nanti menyerah atau mundur untuk memahaminya maka bacalah perlahan, agar maknanya terpahami dengan baik J

Penyajian buku ini dibuat berdasarkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan, lebih tepatnya berbasis dialog, antara penulis dengan penulis sendiri, dengan harapan agar mudah untuk dipahami dan agar tidak berkesan terlalu berat. Bukankah penyampaian informasi itu sebaiknya yang mudah dimengerti, bukan yang semakin membuat bingung pembacanya, kecuali anda merasakan hal itu setelah membaca buku ini nantinya, ya maaf saja kalo begituJ. Akhir kata selamat menikmati hidangan ini kapan pun dan dimana pun baik pagi, siang, malam, tengah malam dan waktu-waktu yang anda sukaiJ.

Mari kita mulai pembahasan awal terkait istilah-istilah tersebut. Pertama kali akan dijelaskan pemaparan mengenai apa itu Tata kelola TI dan selanjutnya akan disusun secara berurutan sesuai dengan penulisan di awal. Mari kita sapa, pengetahuan baru yang akan segera masuk kedalam otak kita, selamat datang wahai pengetahuan J

A.     Tata Kelola TI (IT Governance)

Tata Kelola TI ditinjau dari maknanya secara harfiah tentu berkaitan dengan hal-hal yang mengatur bukan!? Berasal dari kata menata dan mengelola, kalo dari bahasa londo (asing) govern (pengaturan) and manage (pengelolaan). Mungkin untuk sementara ini kita pahami sebagai hal yang mengatur terkait permasalahan TI.  Sebenarnya apa sih maksud ataupun tujuan dari Tata Kelola TI ini? Sebelumnya akan menjadi lebih menarik bila kita simak terlebih dahulu beberapa fakta tentang Tata Kelola TI yang ada.

1.     Latar belakang

Tentunya kita perlu tahu mengapa Tata Kelola TI itu penting. Tanpa mengetahui hal tersebut, tentulah akan menjadi sia-sia bila kita sudah mencari tahu begitu jauh, namun harapan yang dicari bukan hal yang kita bayangkan. Jadi seandainya saja tujuan dari pembuatan Tata Kelola TI ini tidak sesuai seperti apa yang anda bayangkan, maka akan menjadi lebih baik anda membaca buku referensi lain yang sesuai dengan tujuan awal anda ketika membacaJ.

a.      Mengapa Tata Kelola IT Penting

1)     Pernyataan 1

Perusahaan dengan Tata Kelola IT yang baik memiliki 20% keuntungan yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan dengan perusahaan yang memiliki Tata Kelola IT yang jelek walaupun memiliki tujuan strategi yang sama (Dr. Peter Weil, Director of the Centre for Information Research, MIT (Based on a study of 250 enterprises in 23 countries-C.2).

2)     Pernyataan 2

Tata kelola IT merupakan tanggung jawab dari Direktur dan Manajemen Eksekutif. Ini adalah bagian yang tidak pernah habis dari tata kelola perusahaan dan berisi tentang kepemimpinan dan struktur organisasi dan proses yang memastikan bahwa TI Organisasi sustain and extend the organization strategies and objective (IT Governance Institute Board Briefing, 2003 (c.5)

Jadi jika tujuan anda sama dengan pernyataan diatas, maka sebaiknya anda mulai banyak membaca terkait referensi yang berkaitan dengan proses Tata Kelola TI dan tentunya buku ini akan menjadi hidangan yang nikmat untuk anda J

b.     Isu Utama Tata Kelola IT

Isu utama dalam pengelolaan IT adalah bagaimana menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi TI. Berbagai kerangka kerja Tata Kelola TI tersedia dan sudah dibakukan serta diakui oleh seluruh dunia, sebagai contoh Information Technology Infrastructure Library (ITIL -Davis, 2003), COBIT ISO 17799 (Control Objective for Information and Related Technology-ISACA, COBIT 4.1, 2007).

Kerangka kerja tersebut memiliki peran dan fungsinya masing-masing dalam Tata kelola TI. Peran dan fungsi utama dalam Tata Kelola TI mencakup dua hal utama, yaitu pengaturan (govern) dan pengelolaan (manage) (gambar halaman 15 Audit SI/TI-Sarno). Pengaturan mencakup hal-hal apa yang mendasari tata kelola tersebut yang ditentukan melalui pendefinisian strategi dan kontrol. Contoh kerangka kerja yang masuk dalam cakupan ini adalah COBIT. Adapun terkait bagaimana Tata Kelola TI tersebut dilaksanakan merupakan cakupan dari pengelolaan (manage). Contoh kerangka kerja yang masuk dalam cakupan ini adalah ITIL yang secara khusus membahas bagaimana kontrol yang didefinisikan agar dapat dilaksanakan dengan mendefinisikan mengenai rencana taktis dan eksekusi. Sementara contoh lain yaitu kerangka kerja ISO 17799 lebih menekankan pada penyediaan kontrol dan rencana taktis yang mendukung kontrol tersebut.

IT GOvernance Framework Standard

Gambar 1.1 IT Governance Framework Standard

2.     Tujuan Utama Tata Kelola IT

Tata kelola IT tentunya memiliki tujuan, beberapa tujuan dari IT Governance (Tata Kelola IT)

1)     Align IT Investment and priorities more closely with the business
2)     Manage, evaluate, prioritize, fund, measure and monitor request for IT Service and the resulting work and deliverables, in a more consistent and repeatable manner that optimize return to the business.
3)     Manage responsible utilization of resources and assets
4)     Ensure that IT delivers on its plans, budget and commitments.
5)     Establish and clarify accountability and decision rights (clearly define roles and authority)
6)     Manage risk, change and contingency proactively.
7)     Improve IT organizational performance, compliance, maturity and staff development.
8)     Improve customer service and overall responsiveness.

3.     Manfaat Tata Kelola IT

4.     Konsep Utama Tata Kelola IT

Sedikit ulasan mengenai perbedaan antara COBIT dan ITIL. COBIT merupakan standar baku sedangkan ITIL merupakan Best Practice. Bersumber dari COBIT Framework, Area utama dalam kegiatan Tata Kelola IT adalah sebagai berikut:

IT Governance ITGI

Gambar 1.2 IT Governance (ITGI)

a.      Strategic Alignment

b.     Value Delivery

c.      Resource Management

d.     Risk Management

e.      Performance Measurement

5.     Proses Pembuatan Tata Kelola TI

Mengacu dari standard COBIT 5, proses awal yang dilakukan adalah menentukan terlebih dahulu strategi bisnis perusahaan. Untuk menentukan strategi bisnis ini dapat menggunakan tools analisa untuk proses pembuatan strategi bisnis yakni BSC (balance score card). Di toko buku tersedia banyak referensi terkait hal tersebut, silahkan cari-cari, karena klo ane tulis disini juga bisa-bisa ini buku enggak rampung-rampung entar ya, he J. Oke berikut ini urutan proses pembuatan Tata Kelola TI.

a.      Strategic Alignment

b.     Value Delivery

c.      Resource Management

d.     Risk Management

e.      Performance Measurement

B.     Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Sistem informasi dan dunia bisnis bisa di ibaratkan sebagai sepasang kekasih yang sangat sulit untuk dipisahkan atau bisa juga kita ibaratkan seperti amplop dan perangko? Sistem informasi bagi dunia bisnis, memiliki fungsi tidak hanya sebagai pemenuhan dalam pencapaian efisiensi dan efektivitas kerja, namun juga sebagai alat untuk “berperang” dalam menghadapi para kompetitor dalam mencapai keunggulan dalam bersaing (competitive advantage). Seperti apa yang disebutkan oleh Turban dkk, beberapa kelebihan dari penggunaan sistem informasi adalah sebagai berikut:

  1. Menjalankan komputasi numerik berkecepatan dan bervolume tinggi.
  2. Menyediakan komunikasi cepat, akurat dan murah di dalam dan antar perusahaan.
  3. Otomatisasi pekerjaan dalam proses bisnis yang semiotomatis dan manual.
  4. Menyimpan informasi dalam jumlah sangat besar dengan akses mudah, tetapi dalam ruang yang tetap kecil.
  5. Memungkinkan akses cepat dan murah ke banyak informasi di seluruh dunia.
  6. Memudahkan interpretasi berbagi data.
  7. Memungkinkan komunikasi dan kerjasama dimana saja dan kapan saja.
  8. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok di suatu tempat atau di beberapa lokasi, dimana saja.
  9. Memudahkan pekerjaan dalam lingkungan yang berbahaya.

Tentunya bila kita berbicara mengenai masalah biaya, tentunya implementasi sistem informasi membutuhkan biaya yang tidak sedikit atau bisa dikatakan kebutuhan biayanya sangatlah besar. Bagi sebuah organisasi atau perusahaan besar, penggunaan sistem informasi tidak cukup hanya sebatas satu jenis sistem informasi saja, namun akan membutuhkan beberapa jenis sistem informasi. Hal ini akan berbeda bila dibandingkan dengan perusahaan kecil, karena tentu saja biaya yang dibutuhkan menjadi relatif kecil dibandingkan dengan perusahaan yang berskala besar.

Karena kebutuhan sistem informasi yang begitu banyak tersebut, sudah barang tentu perusahaan harus benar-benar selektif dalam memilih solusi sistem informasi yang ada, jangan sampai sistem informasi yang akan diterapkan di perusahaan justru tidak mendukung dalam upaya pencapaian visi, misi dan tujuan dari organisasi.

1.     Latar Belakang Perencanaan Strategis SI/TI

a.        Mengapa Perencanaan Strategis SI/TI itu Penting?

Mengapa perencanaan strategis SI/TI menjadi begitu penting merupakan pertanyaan yang sangat menarik dan perlu untuk dijawab. Beberapa pernyataan terkait proses ini dijelaskan sebagai berikut:

1)     Kebanyakan implementasi SI/TI gagal
2)     Kebanyakan proyek TI di Indonesia gagal
3)     Perencanaan strategi SI/TI merupakan hal yang sulit dan sangat kompleks
4)     Penelitian tentang perencanaan strategis SI/TI sangat terbatas
5)     Kebanyakan fokus perencanaan strategis SI/TI berdasarkan konteks dunia Barat
6)     Hanya terbatas pada negara maju dan besar

Setelah mengetahui informasi di atas, tentunya kita harus mencari tahu, hal-hal penting apa saja yang perlu diperhatikan dalam upaya menentukan solusi sistem informasi tersebut agar proses implementasinya menjadi baik dan benar. Dalam bahasa dunia Teknologi Informasi dan Sistem Informasi, hal seperti ini disebut sebagai Perencanaan Strategis Sistem Informasi (PSSI). Hal-hal ini yang harus diperhatikan dalam penyusunan PSSI tersebut diantaranya adalah:

  1. Pengetahuan apa saja yang diperlukan untuk membuat PSSI?
  2. Bagaimana membuat PSSI?
  3. Langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat PSSI?
  4. Bagaimana cara membuat master plan/Blue Print?
  5. Macam-macam strategi bisnis?

Maka jawabannya adalah:

  1. Mengetahui langkah-langkah dalam pembuatan PSSI
  2. Mengetahui dan memahami tool-tool yang akan digunakan untuk analisa.
  3. Memahami esensi pertanyaan-pertanyaan standar. Seperti:
    1. Bagaimana posisi perusahaan saat ini?
    2. Apa visi, misi, dan tujuan organisasi?
    3. Mau dibawa kemana?
    4. Memahami proses bisnis inti organisasi/perusahaan yang akan dibuat PSSI-nya. Hal yang harus diperhatikan adalah karakteristik tiap bidang usaha akan berbeda satu sama lainnya.
    5. Menemukan permasalahan-permasalahan dan keluhan-keluhan yang dihadapi oleh orang-orang yang ada di dalam organisasi. Tanyakan kepada mereka apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, bila mereka tidak mengetahui cara untuk mengatasinya barulah kita memberikan arahan kepada orang/organisasi tersebut, bagaimana sebaiknya hal yang harus dilakukan.
    6. Kemampuan untuk membuat strategi. Strategi yang dibangun tentunya tidak ada patokan khusus, hanya saja ada banyak sekali strategi yang mungkin bisa menjadi pandangan, dalam kaitannya strategi dalam dunia bisnis. Dibutuhkan kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam membuat strategi ini.
    7. Tanyakan kepada mereka, usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai apa yang mereka harapkan?
    8. Memahami karakteristik dari Sistem Informasi yang ada?
    9. ERP

1)  Perusahaan apa yang bisa menerapkan ERP?

2)  SDM bagaimana?

3)  Biaya bagaimana?

  • Mengetahui berbagai macam trend teknologi yang sedang berkembang, dan berkemampuan untuk mengolaborasi berbagai sistem informasi yang ada, sehingga mampu menciptakan biaya yang sedikit namun dapat mencapai harapan yang diinginkan dan memiliki dampak jangka panjang.

4)  Urgensitas

5)   Biaya untuk membangun ERP?

6)   ERP yang dibangun sendiri Vs ERP beli paket?

7)   Waktu implementasi atau pembuatan ERP?

  1. Mengetahui proses di masing-masing fungsional yang efisien dan baik itu yang seperti apa?

Contohnya saja untuk masalah produksi, bagaimana langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan? Adakah cara yang lebih baik, setelah kita melihat dan mengamati proses yang ada? Sehingga mampu menciptakan peluang atau strategi baru atau malah dapat menciptakan kehematan biaya, sehingga berdampak pada keuntungan bisnis perusahaan. Hal ini mungkin saja bisa dilakukan dengan bantuan teknologi informasi. Misalnya saja untuk proses inventory gudang yang masih menggunakan cara manual, yang menghabiskan biaya cukup besar, bila saja terjadi kesalahan dalam penjadwalan produksi, dikarenakan data inventory tidak cocok. Biaya penundaan produksi ini tentunya tidak sedikit, sehingga akan mengurangi keuntungan yang seharusnya perusahaan dapatkan. Bandingkan dengan perusahaan yang sudah menerapkan sistem informasi SCM (Supply Chain Management) yang berfungsi mengatur segala persediaan bahan baku untuk proses produksi. Sehingga menyebabkan kemungkinan gagal produksi semakin sedikit? Ini hanya contoh-contoh sederhana, namun akan ada banyak hal vital lainnya yang mungkin dihadapi.

  1. Dana yang dibutuhkan untuk membangun ERP?
  2. Modul yang tersedia di ERP, tidak selalu sesuai dengan kebutuhan perusahaan, terkadang beda service beda juga harganya?
  3. Orang-orang yang akan melaksanakan ERP apakah sudah siap?

b.     Framework Perencanaan Strategis SI/TI

Framework perencanan strategis SI/TI membahas tata cara ataupun proses berkaitan dengan perencanaan strategis SI/TI. Ada beberapa framework yang bisa digunakan untuk memandu proses perencanan strategis SI/TI. Beberapa framework yang bisa digunakan diantaranya adalah

  • Anita Cassidy
  • Ward and Peppard
  • James Martini

Dalam buku ini penjelasan mengani proses perencanaan strategis SI/TI akan menggunakan framework dari Ward and Peppard serta Framework dari Anita Cassidy. Adapun kerangka umum dari model Ward and Peppard adalah sebagai berikut.

Ward and Peppard fm

Gambar 1.1 Ward and Peppard’s Framework

 

Penjelasan berkaitan dengan gambar adalah sebagai berikut ini. Framework tersebut kita bagi menjadi 3 bagian, yakni: input, proses dan output. Pada bagian input terdapat dua proses umum yakni analisa internal dan analisa eksternal. Di dalam analisa internal dibagi menjadi dua bagian lagi yakni analisa bisnis internal dan analisa SI/TI internal pun demikian dengan analisa eksternal bisnis dibagi menjadi dua yakni analisa bisnis eksternal dan analisa SI/TI eksternal. Penjelasan lebih sederhananya adalah sebagai berikut:

Proses Perencanaan Strategis SI/TI:

1)       Input Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
a)     Analisis Internal Perusahaan
  1.              i.            Analisis Bisnis Internal Perusahaan
  2.            ii.            Analisis SI/TI Internal Perusahaan
  3.              i.            Analisis Bisnis Eksternal Perusahaan
  4.            ii.            Analisis SI/TI Eksternal Perusahaan
b)     Analisa Eksternal Perusahaan
2)     Proses Pengolahan (Proses menghasilkan Strategi)
3)     Output Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
a)     Strategi SI Bisnis

Strategi sistem informasi bisnis adalah strategi bisnis yang sekiranya bisa didukung oleh sistem informasi. Untuk bisa membuat strategi sistem informasi bisnis tentunya anda perlu tahu jenis-jenis dari strategi bisnis yang ada, agar memudahkan dalam mengarahkan kita mengambil keputusan atau memilih strategi yang paling tepat. Langkah lebih jauh yang sebenarnya harus dilakukan adalah menganalisa kegiatan bisnis inti perusahaan. Setelah mendapatkan hasil analisa terkait kegiatan bisnis inti perusahaan, maka dalam menentukan strategi sistem infromasi bisnis akan menjadi lebih mudah. Beberapa contoh strategi bisnis dapat anda simak seperti berikut ini.

  1. Strategi Aliansi

Apa yang dimaksud dengan strategi ini. Strategi ini dimaksudkan untuk bergabungnya dua atau lebih perusahaan, dengan tujuan agar kedua belah pihak saling mendapatkan keunggulan. Namun pertanyaan yang mendasar adalah hal-hal penting apa saja yang perlu diperhatikan dalam memilih rekanan aliansi? Atau rekanan yang seperti apa yang bisa jadikan rekanan?

  1. Strategi Diferensiasi

Strategi ini berpusat pada perbedaan yang mencolok antara perusahaan kita dengan perusahaan pesaing.

  1. Strategi Kepemimpinan Biaya

Harga yang kita berikan kepada konsumen jauh lebih kecil dibandingkan oleh para pesaing kita

 

  1. Strategi Fokus

Strategi ini membuat perusahaan kita melakukan hal yang kosen pada satu bidang saja, tidak mencabang kemana-mana. Sehingga ada persepsi yang muncul dikalangan konsumen bahwasanya perusahaan memang ahli di bidangnya.

  1. Strategi jangka panjang

1)    Kualitas tujuan jangka panjang

2)    Balance Score Card

  1. Strategi Umum

1)     Kepemimpinan biaya rendah

2)     Diferensiasi

3)     Fokus

  1. Strategi Disiplin nilai

1)     Keunggulan operasional

2)     Kedekatan dengan pelanggan

3)     Keunggulan produk

  1. Strategi Utama
  2. Pertumbuhan Terkonsentrasi
  3. Pengembangan Pasar
  4. Pengembangan Produk
  5. Inovasi
  6. Integrasi Horizontal
  7. Integrasi Vertikal
  8. Diversifikasi Konsentris
  9. Diversifikasi Konglomerasi
  10. Putar Haluan
  11. Divestasi
  12. Likuidasi
  13. Kepailitan
  14. Usaha Patungan
  15. Aliansi Strategis
  16. Konsorsium, Keirestu, dan Chaebol
b)     Strategi Sistem Informasi
c)        Strategi Teknologi Informasi
d)       Portfolio Sistem Informasi

2.     Tujuan Utama Perencanaan Strategis SI/TI

Tujuan utama dari kegiatan perencanaan strategis SI/TI adalah membuat portfolio sistem informasi apa saja yang akan diterapkan di lingkungan organisasi.

3.     Manfaat Perencanaan Strategis SI/TI

1)     Agar investasi yang dikeluarkan sesuai dengan harapan yang dibayangkan
2)     Membantu mengarahkan organisasi dalam melakukan pengembangan SI/TI

4.     Proses Pembuatan Perencanaan Strategis SI/TI

Sebelum melakukan proses perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi, beberapa resiko yang harus diketahui dan dapat diantisipasi oleh CEO dalam proses Manajemen Strategic adalah sebagai berikut

a)     Waktu yang digunakan oleh manajer untuk proses manajemen strategis dapat berdampak negatif terhadap tanggung jawab operasional. Manajer harus dilatih untuk meminimalkan dampak tersebut dengan menjadwal tugas mereka sedemikian rupa sehingga tersedia waktu yang cukup bagi aktivitas strategis.

b)     Jika penyusun strategis tidak terlibat secara mendalam pada penerapannya, mereka dapat mengelak datu tanggung jawab individu atas keputusan yang telah diambil. Dengan demikian, manajer strategis harus dilatih untuk membatasi janji-janji mereka pada kinerja yang dapat dicapai oleh pembuatan keputusan dan bawahannya

c)      Manajer strategis harus dilatih untuk mengantisipasi dan menanggapi kekecewaan dari para bawahan yang terlibat terhadap harapan yang tidak tercapai. Para bawahan mungkin berharap bahwa keterlibatan mereka dalam formulasi strategi, meskipun sedikit akan membuat usulan mereka diterima dan imbalan mereka dinaikkan, atau mereka mungkin berharap bahwa masukan mereka pada masalah tertentu dapat digunakan dalam bidan pengambilan keputusan yang lain.

d)     Dimensi keputusan Strategis:

  • Masalah strategis memerlukan keputusan manajemen puncak
  • Masalah strategis memerlukan sumber daya perusahaan dalam jumlah yang besar
  • Masalah strategis sering kali mempengaruhi kesejahteraan dalam jangka panjang
  • Masalah strategis berorientasi pada masa depan
  • Masalah strategis biasanya memiliki konsekuensi multifungsi atau multi bisnis
  • Masalah strategis memerlukan pertimbangan atas lingkungan eksternal perusahaan

e)     Tantangan dalam pembuatan Manajemen Strategis:

  • Tantangan Eksternal
  • Jauh (Perusahaan-perusahaan yang jaraknya jauh)
  • Dekat (Perusahaan lingkungan terdekat)
    • Tantangan perubahan konsumen
    • Selera konsumen yang cepat sekali berubahnya
      • Tantangan Internal
      • Penyesuaian dengan kebutuhan
        • Owner
        • Manajemen puncak
        • Karyawan
        • Komunitas
        • Konsumen dan Negara

f)       Hal penting yang perlu digaris bawahi

  • Manajemen Strategis terkait perencanaan jangka panjang
  • Perencanaan, pemrograman dan penganggaran serta kebijakan-kebijakan bisnis.
  • Waktu pembuatan perencanaan juga perlu diperhatikan, karena proses yang berjalan lama akan berdampak juga terhadap perubahan lingkungan yang berkembang.

g)     Pembuat strategi adalah seorang CEO, maka skill apa saja yang seharusnya dimiliki oleh seorang CEO?

  • Leadership adalah kemampuan dasar yang harus dimiliki
  • Perlu untuk menjadi kreatif dan menjadi inovator
  • Kepemimpinan dalam berorganisasi
  • Mengarahkan organisasi untuk menghadapi perubahan yang terjadi terus-menerus
    • Hal ini membutuhkan CEO yang menerima baik perubahan dan yang melakukannya dengan memperjelas tujuan strategis yang membangun organisasi dan membentuk budaya mereka agar sesuai dengan peluang dan tantangan sehingga mampu menghadapi perubahan.

h)     Menyediakan keahlian untuk menghadapi perubahan yang terus menerus kepada manajemen. Sehingga dibutuhkan SDM yang mampu menghadapi, dan mampu beradaptasi dengan cepat dengan perubahan-perubahan yang juga terjadi dengan sangat cepat.

i)       Menyediakan SDM yang mempunyai kemampuan memimpin di segala lini.

j)       Pembuatan strategi tidak bisa terlepas dari kebutuhan akan data. Cara untuk meyakinkan orang untuk mengikuti apa yang kita katakan adalah, dengan memberikan data secara detil, tentang bagaimana kondisi perusahaan saat ini, yang didukung dengan fakta-fakta secara akurat, dan dukungan dari “tokoh-tokoh penting” dalam sebuah perusahaan, sehingga dengan kesadaran penuh, seluruh komponen yang ada, mengikuti pergerakan strategis yang akan dilakukannya.

Mengacu dari framework Ward and Peppard, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah mencari sumber-sumber data. Proses pencarian sumber data ini bisa dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan mengumpulkan dokumentasi dari perusahaan terkait, melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dan melakukan observasi secara langsung ke lapangan. Agar memudahkan pemahaman akan proses pembuatan perencanaan strategis SI/TI maka akan disusun secara berurutan proses dari awal hingga akhir sebagai berikut:

1)       Proses pengumpulan Informasi (Input)

Proses pengumpulan informasi ini berkaitan dengan segala aktivitas yang terdapat di bagian input, yakni melakukan proses analisis internal (bisnis dan SI/TI) dan proses analisis eksternal (bisnis dan SI/TI). Sumber-sumber yang digunakan untuk memulai analisa bisa berasal dari dokumentasi perusahaan ataupun berbagai macam referensi pendukung lainnya. Terkait proses atau teknik pengumpulan data, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, beberapa diantaranya dapat dilakukan dengan cara:

  1. Tinjaun terhadap dokumen-dokumen pendukung proses bisnis
  2. Pengumpulan Ikhtiar Rapat
  3. Wawancara
  4. Survei menggunakan kuesioner
  5. Observasi

Semuanya menjadi satu kesatuan, saling melengkapi. Sehingga informasi yang diharapkan dan diperlukan dari data dapat ditangkap dengan baik. Pembahasan mengenai teknik-teknik pengumpulan data lebih lanjut adalah sebagai berikut.

  1. A.     Peninjauan Terhadap Dokumen
  2. Manual prosedur internal
  3. Dokumentasi sistem yang ada saat ini
  4. Formulir yang digunakan untuk menjalankan aktivitas
  5. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem yang ada

v Aktivitas peninjauan dilakukan

  • o Sebelum
  • o Pada saat
  • o Setelah teknik-teknik pengumpulan data dilakukan

Peninjauan dokumen sebaiknya dikumpulkan terlebih dahulu, untuk mendukung proses wawancara dan observasi yang dilakukan.

–          Daftar dokumen ini akan membantu dalam pelaksanaan fase berikutnya, ketika pengaudit SI/TI membutuhkan informasi detil, mengenai lingkungan dari sistem yang ada.

  1. B.     Wawancara
  2. Pembagian Orang yang akan diwawancarai
    1. Yang di wawancara adalah orang-orang yang berkepentingan dan sebagai kunci utama yang diharapkan benar-benar paham akan bidang terkait
    2. Bisa diketahui dari struktur organisasi
    3. Tujuan dari wawancara ini adalah mengetahui secara detik mengenai proses bisnis yang terjadi di bagian masing-masing departemen yang terdapat di perusahaan terkait.
    4. Pembagian orang yang akan mewawancarai
      1. Orang yang akan mewawancarai adalah orang yang setidaknya paham akan bidang yang akan ditanyakan
      2. Tujuan dibagi adalah agar tidak terjadi redundansi penjelasan dari orang-orang terkait, sehingga menunjukkan profesionalisme dari pengaudit SI/TI
      3. Pembuatan Jadwal agar, tidak mengganggu kegiatan di sana, intinya adalah win-win condition.

Sebelum Wawancara:

  1. Membuat jadwal, agar lebih mempersiapkan diri dan tidak mengganggu aktivitas yang seharusnya dikerjakan oleh orang tersebut.
  2. Mengenali dan memahami jabatan dan lingkup tanggung jawab dari pihak yang akan diwawancarai, jika perlu mendaftar kemungkinan data yang akan ditingkatkan nantinya.
  3. Mengatur jadwal wawancara
  4. Mengumpulkan sebanyak mungkin informasi dari pihak yang diwawancarai meliputi prosedur, manual pengguna. Contoh: laporan dan informasi lainnya yang dapat berguna untuk kepentingan audit.

Ketika wawancara:

  1. Menginformasikan kepada pihak yang akan diwawancarai mengenai apa tujuan dari wawancara dan menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dari wawancara.
  2. Pada saat wawancara pengaudit SI/TI , menjelaskan apa yang sedang dilakukan dan mengapa perlu melakukannya
  3. Semua data dan opini hasil dari wawancara akan didokumentasikan oleh pewawancara dan kemudian diserahkan kembali kepada pihak yang diwawancarai sebagai persetujuan hasil dari wawancara.

Setelah proses wawancara:

  1. Mendokumentasikan informasi yang akan dikumpulkan dari hasil wawancara
  2. Mengirimkan dokumen ke pihak yang diwawancarai untuk menerima persetujuan akhir sekaligus konfirmasi bahwa data yang tertulis benar adanya
  3. Jika ada hal lain yang perlu di klarifikasi lebih lanjut, maka pengaudit SI/TI menghubungi pihak yang bersangkutan untuk wawancara lanjutan.

C. Observasi

Suatu teknik pengumpulan data yang sangat efektif. Tujuannya: seperti pemrosesan dan pengkonfirmasian hasil-hasil dari wawancara, identifikasi dokumen yang perlu dikumpulkan untuk analisis lebih lanjut

a)     Analisis Internal Perusahan

Setelah semua data dikumpulkan maka analisa internal perusahan sudah mulai bisa untuk dilakukan. Sebenarnya proses analisa sudah mulai berjalan ketika pengumpulan data-data dilakukan. Beberapa dokumen yang sudah dikumpulkan antara lain:

–          Visi dan misi perusahaan

–          Struktur organisasi

–          Kegiatan bisnis inti perusahaan

  • Document flow
  • System flow
  • Information flow

–          Permasalahan di masing-masing fungsional

  • Bagian Produksi
  • Bagian Marketing
  • Bagian SDM (Sumber Daya Manusia)
  • Bagian Keuangan
  • Bagian Akuntansi
  1. Analisis Bisnis Internal Perusahaan
  1. Visi dan Misi

Cara yang paling mudah untuk melihat seberapa baik sebuah perusahaan dapat dilihat dari kualitas pernyataan visi dan misi perusahaan. Mengapa visi dan misi menjadi salah satu hal vital bagi sebuah organisasi, seperti yang dikemukakan oleh [chayadi] bahwa visi dan misi merupakan landasan awal mengapa organisasi ada. Dari visi dan misi juga arah dari pergerakan organisasi bisa dibaca. Serta dari visi dan misi pulalah segala macam kegiatan organisasi merujuk. Kesalahan dalam pernyataan visi dan misi akan berdampak buruk bagi kemajuan organisasi.

No Langkah-Langkah Penyusunan Manajemen Strategis Rincian Kegiatan
Menetapkan Visi, Misi dan Tujuan Unit Bisnis Tahap pertama adalah tahap audisi visi, yaitu pembahasan berbagai pertanyaan mengenai sifat dasar perusahaan, strategi dan arah yang sedang dituju pada saat ini.•Tahap kedua adalah lingkup visi, mempelajari kebutuhan dan tuntutan serta harapan pelanggan untuk digunakan sebagai acuan dan arahan dalam mengukur keberhasilan perusahaan•Tahap ketiga adalah konteks visi, mempertimbangkan berbagai kemungkinan perkembangan di masa depan dari dari segi ekonomi, sosial-budaya, politik-hukum, demografi dan teknologi yang akan mempengaruhi arah dan pencapaian tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.•Pada tahap keempat merupakan tahap pemilihan visi, yaitu memilih visi dari berbagai alternatif yang telah dirancang dan dibandingkan satu dengan yang lainnya untuk pada akhirnya dibuat rumusan terakhir pernyataan visi yang disepakati bersama.

 

Melakukan Analisis Lingkungan Internal
Melakukan Analisis Lingkungan Eksternal
Menetapkan Tujuan dan Sasaran
Mengembangkan Strategi
Implementasi Strategi
Pengendalian Strategi
  1. Struktur Organisasi

Pemahaman terhadap struktur organisasi sangatlah penting. Pembuatannya pun tentu memiliki maksud dan tujuan, bukan sekedar tempelan semata. Pengetahuan karakteristik dan jenis-jenis struktur organisasi sangatlah penting, karena hal ini akan membantu mengarahkan atau memberi solusi jenis struktur organisasi yang seperti apa yang sebaiknya diterapkan.

a)     Struktur Organisasi sederhana

b)     Struktur Organisasi fungsional

c)      Struktur Organisasi Divisi

d)     Struktur Organisasi Matriks

e)     Struktur Organisasi  Struktur Tim Produk

f)       Struktur Organisasi Globalisasi

g)     Struktur Organisasi Internet

h)     Struktur Organisasi Kecepatan

  1. Fungsional Organisasi
  2. Perilaku Organisasi
  3. Kegiatan Bisnis Inti Perusahaan

Bagian yang tidak kalah pentingnya adalah memahami kegiatan bisnis inti dari organisasi yang akan di buat perencanaan strategis sistem informasinya. Tentunya hal ini akan menjadi bagian yang paling vital untuk diamati. Beberapa hal yang bisa diamati adalah terkait proses bisnis yang berjalan secara detil, aliran sistem, aliran informasi dan aliran dokumen yang berjalan.

  1. Analisis SI/TI Internal Perusahaan

Analisis SI/TI Internal perusahaan merupakan analisa yang dilakukan berkaitan dengan keberadaan hardware dan software yang dimiliki perusahaan serta topologi jaringan. Hal ini penting untuk dianalisa terkait pemberian solusi untuk pengembangan sistem informasi yang akan dilakukan. Dengan melihat hal-hal tersebut dapat dilihat hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau dikembangkan lebih lanjut.

  1. Hardware and Software Perusahaan

Informasi mengenai hardware dan software yang dimiliki perusahaan menjadi begitu penting untuk diketahui dan pahami karena seandainya saja diketahui perangkat yang ada tidak dapat mendukung kegiatan bisnis saat ini, misalnya teknologi yang sudah kedaluarsa, tentunya dapat diambil langkah untuk meng-upgrade teknologi tersebut, agar solusi yang akan diberikan nantinya dapat berjalan dengan baik.

  1. Topologi Jaringan Perusahaan
  2. Analisis Bisnis Eksternal Perusahaan
  3. Kompetitor
b)     Analisis Eksternal Perusahaan

v  Jauh

v  Dekat

  1. Consumer

v  Jauh

v  Dekat

  1. Lingkungan Perusahaan
  2. Analisis SI/TI Eksternal Perusahaan
2)     Proses pengolahan Informasi (Pemrosesan Informasi)

Proses pengolahan informasi adalah bagian dimana segala macam resource yang ada digunakan

3)     Pembuatan strategi (Strategi SI Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI)
c)      Anita Cassidy

Visioning Phases

Initiate Project

Initiate and Manage the Project

  • Finalize objectives, goal & scope
  • Identify resources, roles & responsibilities, interview participants
  • Confirm deliverables & work plan
  • Draft deliverable template
  • Announce The Project, conduct project orientation
  • Establish ongoing project governance, communications, status report
  • Review & confirm project plan

Business Review

Understand Business Situation & Vision

  • Review business documentations
  • Develop business interview question, survey, workshop structure
  • Schedule business interview & workshops
  • Conduct business interview & workshops & survey
  • Document business interview & workshops & survey
  • Review & Confirm Business Input

Analyze Business

Document and Confirm the Business analysis

  • Document current business description, vision, values, goals, strategies, direction, operating vision, business projects & initiatives
  • Document industry business trends, business and costumer requirement
  • Document business strengths, weakness, opportunities, and threats
  • Document business impact on IS
  • Review & Confirm business situation understanding

 

Analisis Internal

–          Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang ada saat ini?

  • Masing-masing bidang menggunakan sistem informasi apa saja?
  • Adakah orang yang mengelolanya?

–          SWOT SI/TI

  • Kekuatan
  • Kelebihan
  • Ancaman
  • Tantangan

Analisis Internal Bisnis

–          Bisnis Fungsional

–          Permasalahan di masing-masing Bidang Fungsional

–          Proses bisnis Bidang fungsional

–          Trend terbaru mengenai masing-masing bidang fungsional

Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Banyak perusahaan saat ini melanjutkan untuk berpengalaman dalam meningkatkan biaya SI. Sebagai tambahan untuk meningkatkan biaya, perusahaan mempertanyakan beberapa hal berikut ini terkait implementasi yang mereka lakukan:

–          Apakah kita memperoleh nilai yang benar terhadap implementasi SI yang dilakukan

–          Apakah SI yang sekarang ada match dengan kebutuhan bisnis saat ini?

–          Apakah kita sedang memperkerjakan proyek yang benar untuk mendapatkan nilai yang terbaik bagi bisnis perusahaan?

–          Akankah aplikasi yang ada saat ini akan sesuai dengan kebutuhan bisnis masa depan?

–          Apa misi dari SI, tujuan dan strategi dan arsitektur komputer penting untuk berkolaborasi dalam menghadapi tantangan masa depan?

Sehingga saat ini, banyak perusahan mengembangkan teknologi-teknologi baru  untuk mendukung kegiatan bisnisnya dalam mendapatkan keunggulan kompetitif dalam pasar atau agar tetap dapat bertahan dalam peta persaingan yang ada.

Saat ini perusahaan dihadapkan begitu banyak pilihan, paket-paket SI dan arah yang lebih baik dibandingkan dengan apa yang dulu mereka rasakan untuk merencanakan arah pengembangan yang lebih baik daripada yang sebelumnya.

Banyak contoh industri menunjukkan bahwa perusahaan yang mempunyai arahan sebuah keunggulan kompetitif, mendapatkan biaya yang lebih efektif dalam inisiatif SI.

Seringkali pengaturan bisnis tidak mempunyai pemahaman yang baik dari fungsi SI dan mempunyai beberapa pertanyaan seperti berikut ini:

–          Bagaimana lingkungan SI kita saat ini? Komputer dan software apa yang digunakan untuk mengatur bisnis? Bagaimana kondisi dari SI kita saat ini? Apa kelebihan, kekurangan dan kerentanan dari lingkungan SI kita? Apakah SI yang ada membantu untuk memfasilitasi cara pelayanan terhadap konsumen pada cost efficient and effective manner?

–          Bagaimana kita bisa membuat sebuah keputusan yang baik tentang investasi SI kita? SI apa yang seharusnya menjadi prioritas kita?

–          SI apa saja yang saat ini sedang berjalan? Bagaimana pekerja SI menghabiskan waktunya? Bagaimana perbandingan ukuran antara SI yang ada dengan ukuran dari organisasi?

–          Berapa banyak uang yang perusahaan keluarkan untuk SI? Berapa banyak perkembangan SI yang terjadi 5 tahun terakhir? Kita melakukan semuanya dengan baik selama ini, lalu kenapa kita harus menginvestasikan lebih? Bagaimana kita bisa mengurangi pengeluaran terhadap SI atau mengeluarkan uang secara bijak?

–          Apa sih teknologi saat ini yang berkaitan dengan industri, apakah trend yang ada memberikan efek pada perusahaan kita?

–          Bagaimana status dari kompetitor kita? Bagaimana kedudukan kita terhadap pesaing, dibelakang atau di depan?

–          Apakah kita mempunyai kemampuan internal yang penting? Berapa banyak kita bisa melakukan dengan sumber internal yang ada dan bagaimana kita memanfaatkan sumber luar? Mengapa begitu lama untuk menyelesaikan sebuah masalah?

Sama halnya, Manajemen SI tidak akan mendapatkan sebuah pemahaman yang baik dari arah bisnis dan akan terkena beberapa pertanyaan seperti:

–          Apa misi, tujuan dan strategi bisnis?

–          Tipe bisnis apa yang akan menemani di beberapa tahun kedepan?

–          Akan berfungsi seperti apa bisnis kedepan?

–          Apa kebutuhan dan prioritas  sebenarnya dari perusahaan?

–          informasi apa yang dibutuhkan perusahaan?

–          Apa yang konsumen dan suppliers harapkan dari kita?

–          Apakah ada isu SI lain yang menghambat bisnis?

Sebuah proses perencanaan strategis SI akan menjawab semua pertanyaan dan memberikan sebuah kendaraan komunikasi antara fungsi SI dan Manajemen bisnis.

Pondasi dari perencanaan strategis SI ini adalah arah bisni dan kebutuhan bisnis harus mengendarai arah dari SI dan arsitektur komputer. Meskipun ini terdengar seperti sebuah konsep dasar, banyak perusahaan akan membalikan konsep ini dan membiarkan teknologi baru yang atraktif  mendorong arah mereka.

Secara aktualitas, organisasi ini akhirnya mencari permasalahan bisnis untuk menyelesaikannya dengan teknologi yang ingin mereka manfaatkan.

Buku ini akan membimbing dalam perencanaan strategis SI secara solid, mengacu pada formula perencanaan bisnis. Walaupun bila organisasi anda kekurangan dalam pendefinisian perencanaan bisnis, pendekatan dalam buku ini mengarahkan kita pada sebuah proses fakta-fakta untuk memperoleh informasi penting mengenai arah bisnis.

Walaupun perencanaan SI ini sangat kritikal, banyak organsisasi menghabiskan begitu banyak waktu dan uang dalam proses perencanaannya, menyelesaikan perencanaan  di siolaso atau melewatkan proses perencanaan sama sekali.

Ini akan menghasilkan analisis yang berlebihan, sebuah ketidakmampuan untuk memperoleh persetujuan dari perencanaan atau menghabiskan jutaan dolar untuk sebuah keputusan yang salah.

Buku ini akan memberikan arahan berupa:

–          Template analisis

–          Template organizing

–          Mengkomunikasikan di dalam perencanaan strategis SI

Memodifikasi proses agar sesuai dengan kebutuhan tertentu, organisasi dan budaya perusahaan. Penjelasan dari buku:

Buku ini dimaksudkan untuk SI eksekutif dan konsultan dan bisnis eksekutif dalam mengembangkan lingkungan SI dan memanfaatkan SI sebagai sebuah keunggulan kompetitif.

Strategi = Important

Sebuah strategi haruslah koheren, konsisten dan terarah.

Koheren artinya jelas keterkaitan antara bisnis dan SI organisasi

Konsisten artinya dibangun untuk diselesaikan bersama

Terarah artinya ….

Sebuah perencanaan strategis SI lebih dari sekedar statement strategi. Sebuah perencanaan strategis SI bisa diinisiasi dalam sebuah organisasi untuk beberapa variasi alasan, beberapa contohnya adalah:

Proses dari Perencanaan:

  1. 1.     Identifikasi dimana anda saat ini? Kita melihat kondisi internal dan eksternal baik ditinjau dari sisi bisnis maupun SI. Sebuah kondisi eksternal akan menjawab pertanyaan “apa yang mungkin”? bagaimana pengalaman terbaiknya? Karena bisnis harus mendorong SI, kita harus mengerti tujuan dan tantangan bisnis, dan dimana kondisi SI saat ini?
  2. 2.     Identifikasi, kemana arah tujuan kita ke depan? Melalui proses perencanaan, mengembangkan visi dan strategi untuk menjawab pertanyaan “akan menjadi apa kita”? dalam sebuah perencanaan SI, menjawab pertanyaan itu dari prespektif bisnis dan SI. Arah bisnis ke depan akan menjadi penentu pada pengaturan arah SI. Dan bagaimana cara meraihnya?

Komponen Perencanaan:
a. Future bisnis (operation Vision) — IS mission (goal) — IS Strategic — Computing Architechture

Tahapan Perencanaan:

  1. 1.     Visioning
  2. 2.     Analysis
  3. 3.     Direction
  4. 4.     Recommendation

C.      Audit Sistem informasi/Teknologi Informasi

1.     Latar Belakang Perlunya Audit Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

2.     Tujuan Perlunya Audit Sistem Informasi dilakukan

3.     Manfaat Audit Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

4.     Konsep dari Proses Audit Sistem Informasi

D.     IT Risk Management

1.     Latar Belakang Perlunya IT Risk Management

2.     Tujuan Perlunya IT Risk Management

3.     Manfaat IT Risk Management

4.     Konsep dasar IT Risk Management

E.      IT Infrastructure Library

1.     Latar Belakang Perlunya ITIL

2.     Tujuan Perlunya ITIL

3.     Manfaat ITIL

4.     Konsep dasar ITIL

F.      Standarisasi Internasional

1.       Latar Belakang Perlunya Standarisasi Internasional

2.     Tujuan Perlunya Standarisasi Internasional

3.     Manfaat Standarisasi Internasional

4.     Konsep dasar Standarisasi Internasional

a.      COBIT

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: